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6 Regole d'oro per i meeting online

6 Regole d'oro per i meeting online

6 Regole d’oro

per i MEETING ONLINE

 

Sono al quarto meeting della giornata … aiuto!!! Non ce la faccio più a stare connesso! Basta, adesso dico che la rete non mi funziona …”Sono queste le colorite espressioni che il remote worker scambia con gli amici più fidati, dopo intere giornate passate alla scrivania (per i più fortunati, che ne hanno una libera in casa) o al tavolo della cucina, per chi ha gli altri angoli della abitazione già occupati, tra pentole, piatti e fornelli. 

In questo momento in cui la situazione di emergenza sanitaria ci impone modelli di interazione inedita, dal social distancing ai close-out, allo smart working, tutti quanti ci dobbiamo porre il tema di sviluppare una tecnologia sociale adeguata alla situazione, capace di massimizzare gli sforzi lavorativi e di risultato. 

Le piattaforme tecnologiche in questo senso ci possono essere di grande supporto e dobbiamo tutti imparare a renderle altamente funzionali e a sfruttarne le potenzialità, per procedere speditamente e in modo agile verso modalità lavorative più evolute. 

Per quanto riguarda i meeting, ci troviamo di fronte a una situazione nella quale: 

  • Si sta tutti connessi al web per ore e ore  
  • L’affaticamento mentale è elevato 
  • Non siamo abituati a stare seduti senza alzarci tutto quel tempo, ci può provocare lombalgie, disturbi alla postura, contratture muscolari 
  • Si rischia di essere frustrati dalle ore passate al video, senza avere la sensazione di mandare davvero avanti le cose 
  • Se si parla tutti insieme il caos diventa ancor più insostenibile che nelle riunioni in presenza
  • La ribellione è in agguato, e si può esplicare nelle forme di un furtivo sguardo al cellulare, di un cruciverba nascosto allo sguardo degli altri, di un allontanamento mentale da quanto si sta dibattendo. 

 

E’ opportuno quindi che riusciamo a rendere i nostri virtual meeting il più snelli e brevi possibili, contemperando insieme due necessità: 

  • Di essere efficaci in tempi molto contenuti 
  • Di preservare il gradiente di socialità che in ogni meeting è indispensabile. 

 

Ecco di seguito qualche consiglio che ci può essere utile per tenere l’attenzione sveglia e la fatica sotto controllo, diventando più agili e facendo tesoro dell’esperienza degli stand-up meeting

CONDIVIDERE ALL’INIZIO LE POTENZIALITA’ DEGLI STRUMENTI UTILIZZATI.

Non tutti siamo maghi della tastiera e ci muoviamo a nostro agio tra ZOOM, SKYPE, TEAMS, WEBEX e le altre numerose piattaforme a disposizione. Verifichiamo all’inizio che tutti ne conoscano le funzionalità e sappiano come fare per alzare la mano, impostare lo schermo, silenziare i microfoni, usare in modo efficace le varie modalità a disposizione. Sarà un modo per imparare qualcosa di nuovo e per arricchire le possibilità di utilizzo.

CONDIVIDERE ALL’INIZIO LE REGOLE DI PARTECIPAZIONE.

E’ importante anche concordare le regole di comunicazione. Quando siamo in presenza non c’è tanto bisogno di farlo, siamo nella situazione che ci è più naturale e le diamo per scontate. Se invece ci muoviamo in video call con altri è opportuno dedicare un minuto di attenzione in fase di apertura alle regole di ingaggio: accordarsi su come fare per intervenire, cosa accade se si parla tutti insieme, quali sono i ruoli nel meeting, come invieremo i nostri commenti,   

LIMITARE AL MASSIMO IL NUMERO DEI PARTECIPANTI.

Se questa è un’ottima regola in generale, essa si rivela ancor più dirimente nel caso di incontri in remoto. La differenza in termini di interattività possibile tra le persone diventa davvero proibitiva per riunioni oltre i 10 partecipanti. Pensate bene a chi inserire e immaginate modalità per eventualmente aggiornare gli altri interessati, senza necessariamente convocare tutti per l’appuntamento. Risulterà più veloce e soddisfacente.

MOLTA PIU’ PREPARAZIONE DEL SOLITO

I meeting vanno preparati. Le Business School lo insegnano ormai da anni. Quando le riunioni transitano su web una progettazione attenta è ancor più d’obbligo: 

  • Dettagliare un’agenda accurata con obiettivi del meeting  
  • Dettagliare i tempi per ciascun item 
  • Immaginare come sarà lo svolgimento (giro di tavolo, polling, breakout rooms, chat …) 
  • Inviare il materiale da condividere in anticipo e raccomandare di leggerlo a tutti

 

DIVIDERE TRA DUE PERSONE I RUOLI DI MODERATORE E DI PRESIDIO DEI CONTENUTI.

Pochi tra noi sono abituati al remote working in dosi così massicce come quelle che oggi stiamo affrontando. Spesso i responsabili che hanno convocato l’incontro sono anche loro storditi dalle mille incombenze suscitate dalla improvvisa pandemia in corso. Che fare? Un buon rimedio è quello di indicare chiaramente un altro partecipante che sarà incaricato di tenere i tempi e facilitare l’incontro secondo quanto prestabilito. A lui il compito di presidiare il processo in corso e di sollecitare laddove ce ne sia bisogno, per far restare tutti nei binari prestabiliti.

INDIVIDUARE CHIARAMENTE IL TEMPO PER LA DISCUSSIONE E QUELLO PER LA SOCIALIZZAZIONE.

Le riunioni in ufficio hanno anche un importante funzione, che è quella della socializzazione e dello scambio interpersonale. Anche nell’agenda del vostro incontro web specificate che i primi 5 minuti verranno dedicati a scambiarsi i convenevoli del caso (come stiamo, le novità, qualche aneddoto …), poi si entrerà nel merito delle tematiche da affrontare (il consiglio è di non superare un ora di tempo). E in coda alla riunione ci sarà il Coffee Time. Di che si tratta? Il suggerimento è di lasciare la connessione aperta, per almeno un quarto d’ora-mezz’ora per lasciare a tutti quelli che lo desiderano la possibilità di raccontarsi qualcosa, di aggiornarsi su altri argomenti, di sentirsi anche emotivamente vicini in tempi così difficili. Di scambiare due chiacchiere come al caffè.

REALIZZARE I DOCUMENTI IN DIRETTA.

Spesso uscendo dai meeting ci sembra di avere tutto chiaro e di sapere bene i task che ciascuno deve implementare. Il fatto di essere in remoto ci costringe a essere molto chiari e precisi con tutti per essere sicuri che le cose che abbiamo condiviso verranno effettivamente realizzate. Una buona idea è quella di incaricare una persona del meeting di prendere rapide note, magari per punti, sugli argomenti che si discutono e le decisioni che vengono prese, mettendo ogni tanto in Screen Share, in modo di essere sicuri che tutti stiano effettivamente comprendendo, e di lasciarne poi traccia scritta. Sarete piacevolmente sorpresi dalla grande efficacia di questo metodo, che abbrevia i tempi e accelera invece molto la comprensione, perché oltre al messaggio verbale si utilizza il testo scritto per comunicare. E alla fine … et voilà il verbale, con qualche minimo aggiustamento, è pronto!

 


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